機關檔案工作條例
(1983年(nián)4月28日 中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布)
第一(yī)章(zhāng) 總則
第一(yī)條 根據中共中央、國務院有關檔案工作的(de)決定和(hé)指示,為(wèi)加強各級黨、政、軍機關和(hé)人民團體(以下統稱機關)檔案的(de)科學(xué)管理(lǐ),更好地(dì)為(wèi)機關工作服務,特制訂本條例。
第二條 機關檔案工作是機關工作的(de)組成部分,是提高(gāo)機關工作效率和(hé)工作質量的(de)必要條件,是維護機關曆史真實面貌的(de)一(yī)項重要工作。
第三條 各機關在工作活動中形成的(de)全部檔案均由本機關檔案部門集中統一(yī)管理(lǐ)。
第四條 機關檔案部門的(de)基本任務是:
(一(yī))對本機關文書部門或業務部門文件材料的(de)歸檔工作,進行指導和(hé)監督;
(二)負責管理(lǐ)本機關的(de)全部檔案,積極提供利用,為(wèi)機關各項工作服務,并為(wèi)黨和(hé)國家積累檔案史料;
(三)中央和(hé)地(dì)方專業主管機關的(de)檔案部門,應根據本專業的(de)管理(lǐ)體制,負責對本系統和(hé)直屬單位的(de)檔案工作進行指導、監督與檢查。
第五條 機關檔案部門必須貫徹執行黨和(hé)國家的(de)保密、保衛制度,确保檔案和(hé)檔案機密的(de)安全。
第二章(zhāng) 機關檔案工作體制、機構和(hé)幹部
第六條 機關必須建立檔案工作,成立相應的(de)檔案工作機構。不需要建立檔案機構的(de)機關,應配備專職或兼職的(de)檔案人員。機關檔案部門受辦公廳(室)領導。
第七條 各級機關檔案部門的(de)業務工作受同級和(hé)上級檔案業務管理(lǐ)機關的(de)指導、監督與檢查。
對駐在地(dì)方的(de)上級直屬單位的(de)檔案工作,實行以專業主管機關為(wèi)主、地(dì)方檔案管理(lǐ)機關為(wèi)輔的(de)管理(lǐ)體制。
第八條 各機關應為(wèi)檔案部門配備政治上可(kě)靠、具有高(gāo)中或高(gāo)中以上文化水平和(hé)一(yī)定專業知識、能夠勝任工作的(de)相應數量的(de)幹部。
第九條 檔案幹部要努力學(xué)習馬克思列甯主義、毛澤東思想,堅持四項基本原則,認真執行黨和(hé)國家的(de)方針、政策,熱愛檔案事業,刻苦鑽研業務,努力提高(gāo)政治思想、科學(xué)文化和(hé)檔案業務水平,以保證工作任務的(de)順利完成。
第十條 檔案幹部應相對穩定。對有業務職稱的(de)檔案幹部,在調離(lí)檔案部門時,應征得授予職稱的(de)檔案業務管理(lǐ)機關的(de)同意。(編者注:因評定業務職稱已改為(wèi)專業職務聘任制,此條已不适用)
第三章(zhāng) 檔案的(de)接收
第十一(yī)條 機關應建立、健全文件材料的(de)歸檔制度。凡機關工作活動中形成的(de)具有保存價值的(de)文件材料(包括黨、政、工、團以及人事、保衛、财會等工作中形成的(de)文件材料),均由文書部門或業務部門進行整理(lǐ)、立卷,并定期向檔案部門歸檔。機關領導人和(hé)承辦人員辦理(lǐ)完畢的(de)文件材料應及時交有關部門整理(lǐ)、立卷。
第十二條 機關檔案部門接收的(de)檔案,應符合下列要求:
(一(yī))應歸檔的(de)文件材料齊全、完整;
(二)文件和(hé)電報按其內(nèi)容的(de)聯系,合并整理(lǐ)、立卷;
(三)歸檔的(de)文件材料,保持它們之間的(de)曆史聯系,區分保存價值,分類整理(lǐ)、立卷,案卷标題簡明确切,便于保管和(hé)利用。
第十三條 機關文書部門或業務部門一(yī)般應在第二年(nián)上半年(nián)向檔案部門移交檔案,交接雙方根據移交目錄清點核對,并履行簽字手續。
第四章(zhāng) 檔案的(de)管理(lǐ)和(hé)提供利用
第十四條 一(yī)個機關在工作活動中形成的(de)全部檔案,應在文書或業務部門立卷的(de)基礎上,按照一(yī)定的(de)要求進行分類、加工整理(lǐ)和(hé)保管。
第十五條 機關檔案部門應建立檔案的(de)統計制度,對檔案的(de)收進、移出、保管、利用等情況進行統計,并按照規定向檔案業務管理(lǐ)機關報送檔案工作基本情況統計表。
第十六條 機關檔案部門應根據國家的(de)有關規定,編制本機關或本專業系統的(de)《檔案材料保管期限表》,經機關領導人批準後執行,并報同級檔案業務管理(lǐ)機關備案。
第十七條 機關應定期對已超過保管期限的(de)檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在機關辦公廳(室)主任的(de)主持下,由檔案部門和(hé)有關業務部門組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結束後,應提出工作報告,對确無保存價值的(de)檔案進行登記造冊,經機關領導人批準後銷毀。
第十八條 機關銷毀檔案,應指定兩人負責監銷,防止檔案遺失和(hé)洩密。監銷人要在銷毀清冊上簽字。
第十九條 機關的(de)檔案庫房應該堅固,并力求逐步做(zuò)到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高(gāo)溫等設施。要定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質的(de)檔案應及時修補、複制或作其他技術處理(lǐ)。
第二十條 機關檔案部門應根據工作需要,編制必要的(de)目錄、卡片、索引等檢索工具,編輯檔案文件彙集和(hé)各種參考資料,積極主動地(dì)開展檔案的(de)利用工作,為(wèi)機關各項工作服務,并注意掌握檔案的(de)利用效果。
第二十一(yī)條 機關檔案部門應建立檔案的(de)借閱制度,根據檔案的(de)機密程度,确定不同的(de)利用範圍,規定不同的(de)審批手續。
機關檔案部門保管的(de)檔案,是現行檔案,主要供本機關和(hé)上級主管機關使用,不屬于開放範圍。對外提供利用需經上級主管機關批準。
第二十二條 省級以上黨、政領導機關的(de)重要檔案,根據需要和(hé)可(kě)能可(kě)多保存一(yī)套重份或複印件,以保證檔案的(de)安全和(hé)方便利用。
第二十三條 機關應根據需要和(hé)可(kě)能,采用先進技術設備,逐步實現檔案管理(lǐ)的(de)科學(xué)化、現代化。
第二十四條 檔案保管人員調動工作時,應在離(lí)職前辦好交接手續。
第五章(zhāng) 檔案的(de)移交
第二十五條 省級以上機關應将永久保存的(de)檔案在本機關保存二十年(nián)左右;省轄市(州、盟)和(hé)縣級以下機關應将永久、長(cháng)期保存的(de)檔案在本機關保存十年(nián)左右,連同案卷目錄(一(yī)式三份)和(hé)有關的(de)檢索工具、參考資料,一(yī)并向有關的(de)檔案館移交。一(yī)個機關的(de)全部檔案是不可(kě)分割的(de)整體,應統一(yī)向一(yī)個檔案館移交。
第二十六條 機關撤銷或合并必須将本機關的(de)全部檔案進行認真整理(lǐ),妥善保管,不得分散,并按下列辦法進行處理(lǐ):
(一(yī))撤銷機關的(de)檔案,應向有關的(de)檔案館進行移交或由有關主管機關代管;
(二)機關撤銷,業務分别劃歸幾個機關的(de),其檔案材料不得分散,可(kě)由其中一(yī)個機關代管或向有關的(de)檔案館移交;
(三)一(yī)個機關并入另一(yī)個機關或幾個機關合并為(wèi)一(yī)個新的(de)機關,其檔案材料應移交給合并後的(de)機關代管或向有關的(de)檔案館移交;
(四)一(yī)個機關內(nèi)一(yī)部分業務或者一(yī)個部門劃給另一(yī)個機關接收,其檔案材料不得帶入接收機關,如(rú)果接收機關需要利用,可(kě)以借閱或者複制;
(五)機關撤銷或者合并時,沒有處理(lǐ)完畢的(de)文件材料,可(kě)以移交給新的(de)機關繼續處理(lǐ),并作為(wèi)新的(de)機關的(de)檔案加以保存;
(六)一(yī)個機關改變了領導關系,在其工作活動中形成的(de)全部檔案仍屬原來的(de)全宗,實行集中統一(yī)管理(lǐ)。
第二十七條 各種臨時工作機構撤銷時,其檔案應向有關的(de)主管機關或檔案館移交。
第六章(zhāng) 附則
第二十八條 機關可(kě)根據本條例規定的(de)原則,結合本機關的(de)具體情況,制定具體實施辦法。
第二十九條 企業、事業單位的(de)檔案工作應參照本條例執行,其中科學(xué)技術檔案工作應按《科學(xué)技術檔案工作條例》辦理(lǐ)。
第三十條 本條例自(zì)發布之日起施行。