前 言
本标準代替DA/T 22-2000《歸檔文件整理(lǐ)規則》。
本标準與DA/T 22-2000相比主要變化如(rú)下:
——标準的(de)總體編排和(hé)結構按GB/T 1.1-2009進行了修改;
——将标準适用範圍由紙質文件材料擴展為(wèi)紙質和(hé)電子(zǐ)文件材料;
——調整歸檔文件分類方法;
——增加歸檔文件組件和(hé)紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求;
——增加歸檔文件檔号結構和(hé)編制要求;
——将室編件号、館編件号統一(yī)為(wèi)件号;
——在附錄中增加歸檔章(zhāng)示例、直角裝訂方法。
本标準的(de)附錄A是規範性附錄,附錄B、附錄C、附錄D、附錄E是資料性附錄。
本标準由國家檔案局提出并歸口。
本标準起草(cǎo)單位:國家檔案局檔案館(室)業務指導司。
本标準主要起草(cǎo)人:許卿卿 丁德勝 張會琴 張紅(hóng) 吳惠敏 劉峰 王勤 宋湧
本标準于2000年(nián)12月6日首次發布。
歸檔文件整理(lǐ)規則
1 範圍
本标準規定了應作為(wèi)文書檔案保存的(de)歸檔文件的(de)整理(lǐ)原則和(hé)方法。
本标準适用于各級機關、團體、企事業單位和(hé)其他社會組織對應作為(wèi)文書檔案保存的(de)歸檔文件的(de)整理(lǐ)。其他門類檔案可(kě)以參照執行。企業單位有其他特殊規定的(de),從其規定。
2 規範性引用文件
下列文件對于本文件的(de)應用是必不可(kě)少的(de)。凡是注日期的(de)引用文件,僅所注日期的(de)版本适用于本文件。凡是不注日期的(de)引用文件,其最新版本(包括所有的(de)修改單)适用于本文件。
GB/T 18894 電子(zǐ)文件歸檔與管理(lǐ)規範
DA/T 1-2000 檔案工作基本術語
DA/T 13-1994 檔号編制規則
DA/T 25-2000 檔案修裱技術規範
DA/T 38-2008 電子(zǐ)文件歸檔光盤技術要求和(hé)應用規範
3 術語和(hé)定義
下列術語和(hé)定義适用于本标準。
3.1
歸檔文件 archival document(s)
立檔單位在其職能活動中形成的(de)、辦理(lǐ)完畢、應作為(wèi)文書檔案保存的(de)文件材料,包括紙質和(hé)電子(zǐ)文件材料。
3.2
整理(lǐ) arrangement
将歸檔文件以件為(wèi)單位進行組件、分類、排列、編号、編目等(紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子(zǐ)文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等),使之有序化的(de)過程。
3.3
件 item
歸檔文件的(de)整理(lǐ)單位。
3.4
檔号 archival code
在歸檔文件整理(lǐ)過程中賦予其的(de)一(yī)組字符代碼,以體現歸檔文件的(de)類别和(hé)排列順序。
4 整理(lǐ)原則
4.1 歸檔文件整理(lǐ)應遵循文件的(de)形成規律,保持文件之間的(de)有機聯系。
4.2 歸檔文件整理(lǐ)應區分不同價值,便于保管和(hé)利用。
4.3 歸檔文件整理(lǐ)應符合文檔一(yī)體化管理(lǐ)要求,便于計算機管理(lǐ)或計算機輔助管理(lǐ)。
4.4 歸檔文件整理(lǐ)應保證紙質文件和(hé)電子(zǐ)文件整理(lǐ)協調統一(yī)。
5 一(yī)般要求
5.1 組件(件的(de)組織)
5.1.1 件的(de)構成
歸檔文件一(yī)般以每份文件為(wèi)一(yī)件。正文、附件為(wèi)一(yī)件;文件正本與定稿(包括法律法規等重要文件的(de)曆次修改稿)為(wèi)一(yī)件;轉發文與被轉發文為(wèi)一(yī)件;原件與複制件為(wèi)一(yī)件;正本與翻譯本為(wèi)一(yī)件;中文本與外文本為(wèi)一(yī)件;報表、名冊、圖冊等一(yī)冊(本)為(wèi)一(yī)件(作為(wèi)文件附件時除外);簡報、周報等材料一(yī)期為(wèi)一(yī)件;會議紀要、會議記錄一(yī)般一(yī)次會議為(wèi)一(yī)件,會議記錄一(yī)年(nián)一(yī)本的(de),一(yī)本為(wèi)一(yī)件;來文與複文(請示與批複、報告與批示、函與複函等)一(yī)般獨立成件,也可(kě)為(wèi)一(yī)件。有文件處理(lǐ)單或發文稿紙的(de),文件處理(lǐ)單或發文稿紙與相關文件為(wèi)一(yī)件。
5.1.2 件內(nèi)文件排序
歸檔文件排序時,正文在前,附件在後;正本在前,定稿在後;轉發文在前,被轉發文在後;原件在前,複制件在後;不同文字的(de)文本,無特殊規定的(de),漢文文本在前,少數民族文字文本在後;中文本在前,外文本在後;來文與複文作為(wèi)一(yī)件時,複文在前,來文在後。有文件處理(lǐ)單或發文稿紙的(de),文件處理(lǐ)單在前,收文在後;正本在前,發文稿紙和(hé)定稿在後。
5.2 分類
5.2.1 立檔單位應對歸檔文件進行科學(xué)分類,同一(yī)全宗應保持分類方案的(de)一(yī)緻性和(hé)穩定性。
5.2.2 歸檔文件一(yī)般采用年(nián)度—機構(問題)—保管期限、年(nián)度—保管期限—機構(問題)等方法進行三級分類。
a)按年(nián)度分類
将文件按其形成年(nián)度分類。跨年(nián)度一(yī)般應以文件簽發日期為(wèi)準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內(nèi)容涉及不同